Tietosuojakäytäntö
Tämän tietosuojakäytännön on laatinut Stena Line Travel Group AB (jäljempänä tässä käytännössä ‘Stena Line Travel Group’, ‘STG’, ‘me’, ‘meitä’ tai ‘meidän’) ja se koskee kaikkia asiakkaitamme, toimittajiamme ja yhteistyökumppaneitamme.
Sembo tarjoaa hotelleja, lomakoteja, lentoja, lauttamatkoja ja muita matkailuun liittyviä tuotteita. Kuulumme Stena Line Travel Group -ryhmään, joka on Ruotsin suurimpia matkatoimistoja nopeasti kehittyvällä yksittäismatkailun alalla. Pääkonttorimme on Helsingborgissa ja meillä on tänä päivänä yli 100 työntekijää Ruotsissa, Tanskassa, Saksassa, Alankomaissa ja Espanjassa.
Stena Line Travel Group AB on Stena Linen kokonaan omistama tytäryhtiö.
STG kerää ja käsittelee henkilötietoja – liiketoimintansa yhteydessä – tässä tietosuojakäytännössä kuvattuihin tarkoituksiin. STG vastaa henkilötietojen käsittelystä näihin tarkoituksiin.
Jos sinulla on meidän tietosuojakäytäntöämme tai henkilötietojen käsittelyämme koskevia kysymyksiä, ota meihin yhteyttä osoitteessa:
Stena Line Travel Group - Sembo
Box 1324
251 13 Helsingborg
sähköposti: sembo@sembo.com
Meille on tärkeää taata se, että käsittelemme henkilötietojasi turvallisella ja laillisella tavalla. Tässä tietosuojakäytännössä kerromme, miten keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi, kun olet asiakkaamme, toimittajamme tai yhteistyökumppanimme, ja miten pääset käsiksi omiin henkilötietoihisi.
Henkilötiedot ovat tiedot, jotka koskevat tunnistettua tai tunnistettavissa olevaa luonnollista henkilöä. Tunnistettavissa olevana pidetään luonnollista henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa muun muassa henkilötunnuksen taikka yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen tekijän perusteella.
Käytämme sinun henkilötietojasi erilaisiin tarkoituksiin, jotka liittyvät asiakkuutesi hallintaan ja Stena Line Travel Groupin toimintaan. Keräämämme tieto vaihtelee, riippuen siitä oletko asiakas, toimittaja tai yhteistyökumppani, mutta se liittyy yleisesti asiakas- ja toimittajasuhteiden hallintaan tai STG:n oikeuksiin ja velvollisuuksiin.
Ellet luovuta henkilötietojasi, voi seurauksena olla, ettei STG pysty hoitamaan asiakas- tai toimittajasuhteita koskevia velvoitteitaan.
STG kerää ja käsittelee normaalisti ainoastaan julkisia henkilötietoja. Joissakin tapauksissa saattaa kuitenkin olla tarpeen käsitellä matkan varauksen yhteydessä rajoitetusti arkaluontoisia henkilötietoja (kuten tiedot erikoisateriasta lennolla tai erityistuen tarve matkustamisen aikana), samoin tietoja henkilötunnuksestasi (esim. kun tarvitsemme passin kopion viisumihakemukseen), jotta voimme tarjota sinulle haluamasi matkan.
STG kerää pääsääntöisesti seuraavia tietoja:
Tiedot, jotka toimitat meille, kun varaat matkan tai liityt asiakasklubiimme, esimerkiksi verkkosivustomme kautta tai ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme, mukaan lukien yhteystiedot (etunimi, toinen nimi, sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti, työpaikka/ammatti), henkilötunnus (viisumihakemusta varten jne.), passin numero, pankkitiedot, luottokorttitiedot, matkaasi koskevat toivomukset (esim. tiedot erikoisateriasta ja tarvitsemastasi eritystuesta johtuen mahdollisesta sairaudesta tai vammaisuudesta), pituus, paino, vaatteiden ja jalkineiden koko (tarvitaan silloin, kun varataan hiihtovarusteita tai varusteita urheilumatkalle), matkan tarkoitus, tiedot kielitaidostasi, kansalaisuus, etukortin numero, antamasi tiedot markkinointi- tai viestintäpyynnöistä, ja samalla myös antamasi tiedot, kun otat meihin yhteyttä jonkin ongelman takia tai kun otat meihin muuten yhteyttä asiakkaana.
STG voi myös hankkia luottotietoja luottolaitoksilta arvioidakseen taloudellisen luotettavuutesi ja luottokelpoisuutesi.
Tiedot, jotka toimitat meille toimitus- tai yhteistyösopimuksen yhteydessä, mukaan lukien yhteystiedot (työ, työnimike, etunimi, toinen nimi, sukunimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite), antamasi tiedot markkinoinnin, viestinnän mieltymyksistäsi ja tiedot, joita annat, kun otat meihin yhteyttä jonkin ongelman vuoksi tai kun otat meihin yhteyttä osana yhteistyötämme.
STG käsittelee henkilötietojasi vain alla mainittuihin tarkoituksiin. Huomaa, etteivät kaikki mainitut tavoitteet, tietotyypit, tiedon vastaanottajat tai tietojenkäsittelytavat koske sinua kaikissa tilanteissa.
STG käyttää henkilötietoja ainoastaan sen verran, kun on tarpeen asiakas- ja toimittajasuhteiden hoitamiseen sekä yhteistyökumppanuuden hoitamiseen (ottaen kussakin tapauksessa huomioon erityiset edut) tai sovellettavan lain mukaan.
STG käsittelee henkilötietojasi liittyen asiakassuhteen luomiseen ja jatkuvaan hallintaan osana normaalia liiketoimintaamme, mukaan lukien matkavaraukset ja muiden tuotteidemme toimittaminen (esim. viisumihakemukset, matkavakuutukset, hotellikuljetukset, jne.), asiakastietojen ylläpito, luottoluokitukset, laskutus, velkojen perintä, markkinointi, tilastot, jne.
Jos olet toimittaja, kumppani tai yhteyshenkilö toimittajalle ja / tai yhteistyökumppanille, jonka kanssa STG tekee yhteistyötä, käytämme henkilötietojasi, kun olemme yhteydessä toimittajaan ja / tai kumppaniin. Käytämme myös CRM-rekisterissämme olevia henkilötietoja, jotka sisältävät meidän toimittajiemme ja kumppaniemme yhteystietoja.
STG käsittelee henkilötietojasi lakien ja määräysten mukaisesti, joita meiltä edellytetään sovellettavien lakien ja määräysten mukaisesti liiketoimintamme hallintaan tai erilaisten raportointivelvoitteiden täyttämiseksi.
Kun soitat asiakaspalveluumme, keskustelusi voidaan tallentaa. Tallenteita säilytetään kuusi kuukautta. Teemme tämän, jotta tietäisimme, millaisia suullisia sopimuksia olemme solmineet. Voimme myöskin käyttää keskusteluja koulutustarkoituksiin. Tämän vuoksi keräämme ja säilytämme kaikkia henkilötietoja, jotka ilmenevät keskustelun aikana. Sinulle ilmoitetaan keskustelujen tallentamisesta ennen keskustelun alkamista ja sinulla on oikeus pyytää, ettei keskustelua tallenneta. Sinulla on myös oikeus pyytää, että keskustelu poistetaan.
Mikäli haluat tilata minkä tahansa STG:n uutiskirjeen, keräämme nimesi ja sähköpostiosoitteesi, jotta voimme lähettää uutiskirjeen sinulle. Voit milloin tahansa päättää lopettaa uutiskirjeiden vastaanottamisen verkkosivustollamme tai suoraan uutiskirjeen kautta.
Kun käytät verkkosivustojamme, sovelluksia tai muita digitaalipalvelujamme, saatamme kerätä tietoja palvelun käytöstä. Osa näistä tiedoista voi olla henkilötietoja, kuten esim. IP-osoitteesi. Keräämme myös tietoja siitä, miten käytät palvelujamme, mitä haet ja millaisista matkailutuotteista olet kiinnostunut. Jos olet kirjautunut tiliisi tai annat tietoja, joiden avulla voimme tunnistaa sinut, yhdistämme tietoja käyttötavoistasi ja muita tietoja, jotka olemme keränneet sinusta.
STG pyrkii varmistamaan, että kaikki käsiteltävät henkilötiedot ovat täsmällisiä ja ajan tasalla. Pyydämme sinua sen takia ilmoittamaan meille aina henkilötietojesi, kuten osoitteen tai maksutietojesi, muutoksista, jotta voimme varmistaa, että henkilötietosi ovat aina tarkkoja ja ajan tasalla. Jos olet luonut matkaprofiilin kanssamme, pyydämme sinua kirjautumaan profiiliisi ja päivittämään henkilötietosi siellä.
STG käsittelee aina henkilötietojasi yhdellä tai useammalla seuraavista perusteista: (1) suostumuksesi,* (2) STG:n kanssa sopimuksen tekeminen ja sen toteuttaminen, (3) STG:n oikeutetut edut, eli edellä kuvatut tavoitteet, (4) STG:n oikeudellisten velvoitteiden täyttäminen, (5) sinun tai jonkun muun luonnollisen henkilön keskeisten intressien suojeleminen, (6) käsittely, joka on välttämätöntä oikeudellisen vaatimuksen laatimiseksi, täytäntöönpanemiseksi tai puolustamiseksi, tai (7) käsittely, joka on välttämätön STG:n tai sinun työsuhteesi, terveytesi tai sosiaalisten velvoitteidesi noudattamiseksi kansallisen tai EU:n lainsäädännön mukaisesti. Saattaa myös olla tilanteita, joissa käytämme henkilötietojasi kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen vuoksi yllämainittuihin tarkoituksiin, mutta vain silloin kun sinun etusi eivät ole tärkeämpiä.
*Suostumus käsitellä henkilötietoja ja oikeutesi
Henkilötietoja, joita käytetään uutiskirjeiden lähettämiseen, palvelujen räätälöintiin tai markkinointiin, käsitellään suostumuksesi perusteella. Voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi ottamalla meihin yhteyttä edellä mainittujen yhteystietojen kautta. Jos peruutat suostumuksesi, poistamme kaikki henkilötiedot ja lopetamme suostumuksen kattaman käsittelyn. Sinulla on myös oikeus pyytää, että henkilötietosi poistetaan, niitä täydennetään tai oikaistaan sekä oikeus siirtää tietoja järjestelmästä toiseen.
Voi olla, että samoja henkilötietoja käsitellään sekä suostumuksen että tarpeen perusteella, tai muiden asetusten perusteella. Tämä tarkoittaa sitä, että vaikka peruutat suostumuksesi, ja suostumuksen perusteella tapahtuva käsittely lakkaa, säilytämme silti henkilötietosi muihin tarkoituksiin.
STG siirtää vain tavanomaisessa liiketoiminnassa välttämättömiä tietoja, mukaan lukien tiedot, jotka ovat välttämättömiä matkallesi ja muille samaan aikaan hankituille tuotteille.
STG lähettää yleensä henkilökohtaisia tietojasi seuraaville vastaanottajille tilatessaan matkaasi ja siihen liittyviä tuotteita:
GDS on tietotekniikkajärjestelmä, jonka omistaa tai ylläpitää yritys, joka mahdollistaa matkailualan toimittajien, lähinnä lentoyhtiöiden, hotellien, autovuokraamojen ja matkatoimistojen väliset liiketoimet. GDS liittää palvelut, hinnat ja varaukset yhdistämällä kolmen matka-alan tuotteet, toisin sanoen lentolippuvaraukset, hotellivaraukset ja autonvuokraukset.
STG lähettää henkilötietosi lentoyhtiöille matkasi varauksen yhteydessä. Lentosi varaamiseksi joudumme tavallisesti antamaan lentoyhtiölle seuraavat tietosi: etunimi, toinen nimi, sukunimi, lähtökenttä, määräpaikka, lähtö- ja paluupäivä, etukortin numero ja erikoispyynnöt matkaasi varten, mukaan lukien erityisaterioiden varaaminen ja erityistuen tarve lentokoneessa tai lentokentällä.
Tiettyihin kohteisiin saatamme joutua antamaan lentoyhtiölle myös passinumerosi.
STG lähettää tietosi kaikkiin hotelleihin, jossa majoitut matkasi aikana. Hotellimajoituksesi varaamiseksi joudumme tavallisesti antamaan hotellille seuraavat tietosi: etunimi, toinen nimi, sukunimi, kohde, lähtö- ja paluupäivä, etukortin numero ja erikoispyynnöt matkaasi varten, mukaan lukien erityisaterioiden varaaminen ja erityistuen tarve hotellissa – johtuen mahdollisesta vammaisuudesta tai sairaudesta.
STG ei käsittelee yleensä autovuokrauksia omassa varausjärjestelmässään, paitsi jos varaat vuokra-auton itse suoraan autovuokraamon varausportaalista/ verkkosivustolta, johon viitamme.
Jos STG:n on lähetettävä henkilötietoja autonvuokraamoille, meidän on yleensä annettava etunimi, toinen nimi, sukunimi, noutopiste, vuokra-aika, auton tyyppi, etukortin numero ja kaikki erityiset ajoneuvon vuokrausta koskevat pyynnöt, kuten erityistoimenpiteet, jos kyseessä on vamma tai sairaus, lastenistuinten käyttö jne.
STG antaa henkilötietosi linja-autoyhtiölle, kun matkustat osan matkastasi bussilla (esim. päiväretki kuuluisiin matkailunähtävyyksiin, jne.). Bussimatkasi varaamiseksi joudumme tavallisesti antamaan seuraavat tietosi: etunimi, toinen nimi, sukunimi, noutopaikka, bussimatkan päivämäärä ja aika, kohde, ja erikoispyynnöt matkaasi varten, mukaan lukien erityisaterioiden varaaminen ja erityistuen tarve bussimatkalla – johtuen mahdollisesta vammaisuudesta tai sairaudesta.
STG lähettää henkilötietosi laivayhtiöille, kun matkustat osan matkastasi laivalla. Laivamatkasi varaamiseksi joudumme tavallisesti antamaan seuraavat tietosi: etunimi, toinen nimi, sukunimi, autosi rekisterinumero, kohde, reitti, meno- ja paluumatkan päivämäärä ja aika, kohde, ja erikoispyynnöt matkaasi varten, mukaan lukien erityisaterioiden varaaminen ja erityistuen tarve – johtuen mahdollisesta vammaisuudesta tai sairaudesta.
Bed bank on tietotekniikkajärjestelmä, jonka omistaa tai ylläpitää yritys, joka mahdollistaa matkailualan toimittajien, lähinnä hotellien ja matkatoimistojen, väliset liiketoimet. STG lähettää henkilötietosi bed bankeille, jotka varaavat kaikki hotellit, jota käytät matkasi aikana. Hotellimajoituksesi varaamiseksi bed bankin kautta joudumme tavallisesti antamaan seuraavat tietosi: etunimi, toinen nimi, sukunimi, kohde, tulo- ja lähtöpäivä, etukortin numero ja erikoispyynnöt matkaasi varten, mukaan lukien erityisaterioiden varaaminen ja erityistuen tarve – johtuen mahdollisesta vammaisuudesta tai sairaudesta.
Jos osana matkaasi osallistut retkiin tai tarvitset kuljetusta, STG voi luovuttaa henkilötietosi asianomaiselle toimittajalle tai yhteistyökumppanille. Toimittaja tai yhteistyökumppani vastaa kiertoajelun tai kuljetuksen järjestämisestä, kun tilaat toivomasi palvelut paikallisilta toimittajilta. Kiertoajelujen, kuljetusten jne. varaamiseksi joudumme tavallisesti antamaan seuraavat tietosi: etunimi, toinen nimi, sukunimi, autosi rekisterinumero, tulon ja lähdön päivämäärä, autosi rekisterinumero ja erikoispyynnöt matkaasi varten, mukaan lukien erityisaterioiden varaaminen ja erityistuen tarve – johtuen mahdollisesta vammaisuudesta tai sairaudesta.
Osana matkavaraustasi sinulla on mahdollisuus ostaa pääsyliput tapahtumiin ja huvipuistoihin, kuten Legolandiin ja Disneyland Paris -huvipuistoon.
STG lähettää henkilötietosi toimittajille/ kumppaneille, jotka varaavat kaikki liput, joita käytät matkasi aikana. Lippujen varaamiseksi joudumme tavallisesti antamaan seuraavat tietosi: etunimi, sukunimi, ikä, päivä ja kellonaika ja lippuihin liittyvät erikoispyynnöt matkaasi varten, mukaan lukien erityisaterioiden varaaminen ja erityistuen tarve – johtuen mahdollisesta vammaisuudesta tai sairaudesta.
Osana matkavaraustasi sinulla on mahdollisuus osta erilaisia vakuutuksia, kuten matkatavaravakuutuksia tai matkavakuutuksia. Jos haluat ostaa vakuutuksen, lähetämme henkilötietosi vakuutusyhtiölle, jotta he voivat rekisteröidä vakuutuksesi. Vakuutuksen hankkimiseksi meidän on yleensä annettava vakuutusyhtiölle etunimi, toinen nimi, sukunimi, sähköpostiosoite, määräpaikka, lähtö- ja paluupäivä ja matkustusmuoto.
Osana matkavaraustasi sinulla on mahdollisuus vuokrata matkallesi tarvittavia laitteita ja varusteita, esim. hiihtovarusteet, sukellusvarusteet yms. Jos haluat vuokrata erilaisia varusteita, annamme paikalliselle vuokraamolle henkilötietosi. Varusteiden vuokraamiseksi meidän on yleensä annettava vuokraamolle etunimi, toinen nimi, sukunimi, varusteiden tyyppi, noutopaikka, vuokra-aika, tiedot painostasi ja pituudestasi sekä vaatteiden ja jalkineiden koot.
STG voi myös siirtää ja / tai lähettää henkilötietosi muille toimittajille ja / tai palveluntarjoajille liittyen yleiseen liiketoimintaamme, esim. IT-järjestelmän ulkoisen hallinnan, analyysin, markkinoinnin, velan perinnän, luottoluokituksen, tilintarkastuksen, oikeudellisen avun jne. yhteydessä.
Lisätietoja toimittajien ja yhteistyökumppaneiden käytöstä ja henkilötietojesi suojaamisesta saat tutustumalla heidän tietosuojakäytäntöihinsä ja ehtoihinsa.
STG pyrkii minimoimaan sellaisten henkilötietojen luovuttamista, jotka voivat liittyä sinuun henkilökohtaisesti.
STG ei välitä henkilötietojasi, ellei se ole palvelujen tarjoamisen ja tarpeidesi täyttämisen kannalta välttämätöntä
STG:n liiketoiminnan takia henkilötietosi voidaan matkavarauksesi yhteydessä siirtää EU:n/ ETA:n ulkopuolelle. Jotta voisimme tarjota sinulle palveluja, meidän on tietyissä tapauksissa käytettävä kumppaneita ja toimittajia EU:n / ETA:n ulkopuolelta.
Jos emme voi luovuttaa henkilötietojasi EU:n / ETA:n ulkopuoliselle vastaanottajalle, emme pysty toimittamaan sinulle haluttua matkaa. Tämä pätee, kun varaat matkan, josta meidän on lähetettävä matkan järjestämiseksi henkilötietosi EU:n / ETA:n ulkopuolisille vastaanottajille, esim. lentojen, hotellien varaamiseksi, jne.
Tietosuojalainsäädäntö näissä maissa voi olla vähemmän tiukka kuin EU:ssa / ETA:n alueella, sillä Euroopan komissio on todennut, että tietosuojan taso ei ole näissä maissa yhtä korkea.
STG:llä on velvollisuus varmistaa, että henkilötietosi on suojattu hyvällä tasolla ja me suhtaudumme asiaan erittäin suurella vakavuudella.
Henkilötietoja ei tallenneta pidempään kuin on tarpeen – niitä tarkoituksia varten, joihin ne on kerätty – ellei meillä ole velvollisuutta tallentaa tietoja kansallisen lainsäädännön noudattamiseksi, kuten kirjanpitoon liittyvien lakisääteiset varastointijaksot, jne.
STG:n politiikka on suojata henkilötietoja käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia turvatoimia. Kun henkilötietojasi ei enää tarvita, varmistamme, että ne poistetaan turvallisesti.
Sinulla on milloin tahansa oikeus käyttää oikeuksiasi sovellettavan tietosuojalainsäädännön perusteella. Voit esimerkiksi pyytää pääsyä henkilötietoihisi, jotka STG on tallentanut tai vastustaa tietojen käsittelyä, mukaan lukien automaattiset päätökset ja profiilit sekä henkilökohtaisten tietojen käyttö suoramarkkinointiin. Voit myöskin pyytää, että väärät henkilötietosi poistetaan tai korjataan, peruuttaa suostumuksesi tietojesi käsittelyyn ja käyttää tiedonsiirtoon liittyviä oikeuksiasi.
Jos haluat käyttää yhtä tai useampaa oikeuttasi, ota meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteessa:
sembo@sembo.com
Pyyntösi käsitellään sovellettavien tietosuojasäädösten mukaisesti.
STG arvioi ja päivittää säännöllisesti tietosuojakäytäntöään. Tästä syystä sinun on säännöllisesti tutustuttava tähän tietosuojakäytäntöön, jotta huomaat muutokset, jotka voivat vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn